کاربردی ترین تکنیک های مدیریت کلینیک و مطب پزشکان
مدیریت کلینیک پزشکی یا دندانپزشکی، از چند جنبه قابل بررسی است. نخست باید به جذب بیمار و نگهداشت آن توجه کنید. سپس منابع انسانی خود را مدیریت نمایید. فرایندهای داخلی و شیوه برقراری ارتباط موثر با بیماران را اصلاح کنید. در نهایت با ارائه یک تجربه محیطی دلچسب و غافلگیر کردن بیماران، آنها را نسبت به کلینیک خود وفادار کنید.
در چنین شرایطی هم از تبلیغات دهان به دهان آنها سود می‌برید و هم اینکه دیگر نگران تغییرات محیطی و فعالیت رقبا نخواهید بود. مهم نیست کلینیک همکار شما چقدر تخفیف روی خدمات خود گذاشته باشد؛ وقتی بیماری شما را با اطمینان انتخاب کند، دیگر به این موارد توجهی نمی‌کند. رسیدن به این نقطه، راز مدیریت کلینیک پزشکی به شیوه صحیح است. در این مقاله به مهمترین نکات در مدیریت کلینیک‌های زیبایی و دندانپزشکی پرداخته ایم.با آژانس تبلیغات پزشکی طبکس (TEBex) همراه باشید
چگونه کلینیک پزشکی، دندانپزشکی و زیبایی را مدیریت کنیم
بدون داشتن یک دید مدیریتی، حتی نمی‌توان یک مطب کوچک را اداره کرد. برای مدیریت کلینیک پزشکی یا دندانپزشکی و زیبایی خود، باید با اصول و دانش مدیریت آشنا باشید. لازمه این کار، برنامه‌ریزی‌های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت است. سپس باید برای اجرای برنامه‌ها و عملی شدن تصمیماتی که گرفته‌اید، تلاش کنید.
تنها اینکه شما یک پزشک یا دندانپزشک موفق هستید و با مسائل پزشکی و درمانی آشنایی کافی دارید، برای مدیریت کلینیک دندانپزشکی یا زیبایی شما کافی نیست. باید با دانش و تکنیک‌های دیگری نیز آشنا باشید از جمله: منابع انسانی، قوانین و مصوبات دولتی و بیمه‌ای، شناخت مخاطبان هدف و روش‌های جذب بیمار و در نهایت داشتن یک دید مناسب از فضاسازی و مدیریت فرایندهای داخلی کلینیک یا مطب.
در کنار تمامی دانش‌ها و تکنیک‌های مورد نیاز برای مدیریت کلینیک پزشکی یا دندانپزشکی، یک اصل را همیشه در نظر داشته باشید:
شما همیشه به پشتوانه بیماران‌تان کار خواهید کرد، نه سرمایه خود یا تجهیزات کلینیک.
این جمله یعنی در تمامی فرایندهای مدیریت کلینیک زیبایی یا دندانپزشکی خود، بیمار باید محور اصلی تمامی تصمیم‌گیری‌ها باشد. هر ابزار یا دستگاهی که خریداری می‌کنید، هر نیروی جدیدی که استخدام می‌نمایید و هر خدمت یا روش درمانی که به کار می‌گیرید، در نهایت باید برای بیماران شما ارزشمند باشد.
حال پیش از اینکه به روش‌های مدیریت کلینیک دندانپزشکی یا پزشکی بپردازیم، مواردی را در بازاریابی پزشکی فهرست کرده‌ایم که باید نسبت به آنها اطلاعات کسب کنید و خود را توانمند سازید:
- طرح و برنامه کسب و کار کلینیک خود را مشخص کنید: مهم نیست که کلینیک خود را تازه تاسیس کرده‌اید و یا سال‌ها از راه اندازی آن گذشته است؛ باید بدانید که چه مسیری را باید طی کنید.
- با قوانین و تکنیک‌های تجارت و مسائل مالی آشنا باشید: در غیر این صورت هرچقدر هم که پزشک مجربی باشید، ممکن است نتوانید از پس هزینه‌های کلینیک بر بیایید.
- مدیریت رفتار پرسنل و پزشکان با بیماران و مدیریت منابع انسانی: همیشه یک بخش مهم از فرایندهای درمانی، ارائه دهندگان آن هستند. این شما و دستیاران شما هستید که یک روش درمانی را اجرایی می‌کنید. پس باید روی شیوه رفتار خود با بیماران که سر دیگر فرایند هستند، مدیریت داشته باشید.
- مدیریت داخلی کلینیک و خلق تجربه‌های ارزشمند: همیشه به یاد داشته باشید که ایجاد تجربه‌های دلچسب برای بیماران و تحت تاثیر قرار دادن آنها، در جذب بیمار و نگهداشت آنها بسیار موثر و ضروری است.
![پرسنل کلینیک پزشکی و اعضای طبکس]()
مدیریت کلینیک پزشکی از جنبه تبلیغات و جذب بیمار
نخستین گام در مدیریت کلینیک پزشکی، ایجاد یک ورودی قابل اعتماد و مستمر از بیماران قبلی یا جدید است. در غیر این صورت، تمامی فرایندهای داخلی یا بیرونی کلینیک، بدون پشتوانه خواهد ماند. برای این کار داشتن یک برنامه پروموت یا تبلیغات پیوسته، ضروری خواهد بود.
در این میان حضور در شبکه‌های اجتماعی و فضای وب، به جذب بیشتر و اعتمادسازی یا شهرت کلینیک شما کمک بسیاری خواهد کرد. فراموش نکنید که تا مخاطبان شما را نشناسند و به شما اعتماد نکنند، بیمار جدیدی به کلینیک شما مراجعه نخواهد کرد. پس نمایش توانمندی‌ها و خدمات کلینیک، ویژگی‌های فردی پزشکان کلینیک و در نهایت نتایج خدمات درمانی، زیبایی و دندانپزشکی، یک کار ضروری است.
قیمت‌گذاری خدمات و جذب بیمار
قیمت خدمات، یکی از مهمترین دغدغه‌های ذهنی بیماران و پزشکان است! چالشی که هر ساله در کشور ما وجود دارد، تغییر هزینه‌ها و بالا رفتن قیمت‌ها است. با این وجود باید در نظر داشته باشید که همیشه قیمت کمتر یا ارائه تخفیف برای جذب بیمار دندانپزشکی یا دیگر کلینیک های پزشکی کافی نیست. در فرایند مدیریت کلینیک پزشکی، همیشه قیمت گذاری بر اساس ارزش ذهنی خدمات است.
به بیان دیگر شما باید خدمات درمانی یا زیبایی خود را به گونه ای ارائه بدهید که برای بیماران شما ارزش بیشتری داشته باشد. یعنی بیمار باید از نظر فکری نسبت به پولی که پرداخت کرده، ارزش بیشتری دریافت کند و به زبان ساده: برای او بیارزد. در غیر این صورت هرچه قیمت را کمتر کنید، ممکن است خدمت درمانی خود ار نیز در چشم بیمار بی‌ارزش‌تر نمایید.
مدیریت کلینیک پزشکی از جنبه منابع انسانی و رفتار با بیمار
در مدیریت و بازاریابی کلینیک دندانپزشکی یا زیبایی، باید توجه داشته باشید که ارتباط موثر با بیماران، نقش کلیدی در جذب و نگهداشت آنها دارد. چگونگی رفتار حرفه‌ای پرسنل و پزشک، داشتن فرهنگ سازمانی کارآمد، وجود فرایندهای اطلاع‌رسانی و یادآوری، ارائه اطلاعات کافی، پیگیری بیماران و مواردی از این دست، باید به خوبی مشخص و برنامه‌ریزی شود.
در این میان بهره گیری از نرم‌افزارها و سامانه‌های آنلاین مدیریت کلینیک نیز می‌تواند به شما کمک کند تا فرایندهای داخلی، پذیرش، ثبت پرونده، پیگیری‌ها، اطلاع‌رسانی‌ها و مواردی از این دست را به خوبی مدیریت کنید. همچنین بهره گیری از تکنیک‌های باشگاه مشتریان نیز به مدیریت بیماران و جذب بیشتر، کمک خواهد کرد.
مدیریت منابع انسانی
باید به پرسنل کلینیک، آموزش‌های لازم را برای ایجاد ارتباط موثر با بیماران، داده شود. شرکت در دوره‌های مرتبط برای یادگیری تکنیک‌های ارتباط کلامی، روابط انسانی، روانشناسی بیماران، مدیریت شرایط بحرانی، جلب اعتماد بیمار و … می‌تواند برای شما موثر باشد. در این میان نقش خود شما به عنوان مدیر کلینیک، بسیار پر رنگ خواهد بود.
اگر شخص شما برای مدیریت کلینیک پزشکی یا دندانپزشکی خود به خوبی آموزش نبینید، نمی‌توانید تمامی فرایندهای داخلی خود را اصلاح نمایید. برای مثال آیا تا کنون به این نکته توجه کرده‌اید که نباید دستیاران و همکاران کلینیک را جلوی چشم بیماران شماتت یا بازخواست کنید؟
فراموش نکنید که مشکلات داخلی در همه‌ی کلینیک‌ها وجود دارد اما بیماران نباید مشتقیما از آنها با خبر شوند. هیچ وقت نباید دستیار یا منشی خود را جلوی بیماران دعوا یا تحقیر کنید. چرا که موجب ایجاد بی‌اعتمادی نسبت به کادر درمانی و پرسنل شما خواهد شد. توجه نکردن به همین نکته ساده، در بلند مدت آسیب جدی به ورودی بیماران کلینیک شما خواهد گذاشت.
اینجا است که روانشناسی رفتاری در مدیریت ارتباط با پرسنل و بیماران به شما کمک خواهد کرد. آموزش پرسنل کلینیک پزشکی از گام های اساسی است.
![مدیریت کلینیک و پرسنل]()
بهبود روابط عمومی خود و پرسنل
بهبود روابط عمومی خود و پرسنلپزشکانی که به سادگی با بیماران ارتباط موثر برقرار می‌کنند و روابط عمومی بالایی دارند؛ از یک امتیاز ویژه بهره‌مند خواهند بود. گاهی یک لبخند ساده در برخورد با بیماران می‌تواند تأثیر بسیاری در جذب آنها داشته باشد. و البته فراموش نکنید که این شیوه رفتار، مسری است و به دیگر پرسنل شما نیز سرایت خواهد کرد.
با این وجود، دقت کنید که پرسنل شما، صمیمیت بیش از اندازه نداشته باشند. کمتر کسی از دستیار یا منشی پرحرف خوشش می‌آید. باید رفتار دوستانه ولی حرفه‌ای داشت. رفتار پرخاش‌گرانه یا گستاخانه، پرسیدن سوالات شخصی غیر ضروری و کنجکاوی بیش از حد، بی‌توجهی به سوالات یا صحبت‌های بیمار و مواردی از این دست، از آفت‌های یک ارتباط موثر با بیماران خواهد بود.
بیماران را ببینید و نگرانی‌های آنها را درک کنید
شاید خودتان نیز دریافته باشید که بیش از نیمی از عدم حضور بیماران در کلینیک‌های دندانپزشکی یا درمانی، ترس از درد، تزریق و در داشتن دلواپسی از هرگونه خدمت درمانی، جراحی و یا زیبایی است. در چنین مواردی باید با کمک تکنیک‌های موثر، استرس بیمار را کم کنید و با او ارتباط دوستانه‌ای برقرار نمایید.
بیماران را نادیده نگیرید. در مورد فرایندهای درمانی با او صحبت کنید. قبل از انجام هر گونه تزریق یا به دست گرفتن ابزار، او را مطلع نمایید و به او آرامش خیال بدهید. نیازی به توضیحات تخصصی یا علمی نیست. همینکه بیمار حس کند در جریان روند درمانی خود قرار دارد، کافی است. برای مثال ذکر کنید که الان می‌خواهید از این ابزار استفاده کنید و ممکن است مثلا یک درد مختصر در سطح پوست ایجاد کند که چند ثانیه بعد، رفع می‌شود. به این ترتیب بیمار آمادگی لازم برای رویارویی با آن را خوهد داشت.
به این ترتیب استرس و حتی دردی که بیمار از نظر ذهنی حس کرده است، کاهش پیدا می‌کند و نسبت به انجام خدمت دندانپزشکی یا زیبایی حس خوبی خواهد داشت. این شیوه رفتاری، بخشی از همان نکته‌ی ایجاد ارزش افزوده برای بیمار است، نسبت به هزینه پرداخت شده.
مدیریت کلینیک پزشکی از جنبه فضاسازی و خلق تجربه موثر
فراموش نکنید که بیمار قدرت تشخیص کیفیت خدمات و پیشرفته بودن تجهیزات شما را ندارد اما در همان نگاه اول، چینش و فضاسازی کلینیک، می‌تواند او را جذب کند. برخی از مواردی که به ارائه تجربه‌های دلچسب محیطی کمک خواهند کرد:
- داشتن دکوراسیون مناسب
- استفاده درست از رنگ سازمانی کلینیک
- پوشش یک‌دست پرسنل
- چینش صندلی‌ها و مبلمان
- استفاده از آکواریوم، دیوار سبز یا آبنما
- به‌کارگیری موسیقی مناسب
- استفاده درست از تلویزیون کلینیک به جای نمایش شبکه خبر یا آی فیلم!
- آبسردکن و پذیرایی مناسب
- وجود جالباسی
- تمیزی و مرتب بودن محیط و سرویس‌های بهداشتی
- رعایت موارد بهداشتی مانند ماسک، پاپوش و دستگاه ضدعفونی دست
- در نظر گرفتن فضای بازی کودکان
- وجود اینترنت رایگان
تمامی این موارد، می‌تواند حس آرامش و امنیت روانی را برای بیمار به وجود بیاورد و از استرس ذهنی او کم کند. برای مثال اگر چینش صندلی‌ها به شکلی باشد که بیماران کمتر با هم چشم در چشم شوند، از میزان معذب و ناراحت بودن آنها خواهد کاست. همچنین استفاده از موسیقی مناسب، استرس فرد را کاهش می‌دهد. به این ترتیب حتی در احساس درد و ناراحتی فیزیکی بیمراان نیز اثر مستقیم خواهد داشت.
مدیریت داخلی کلینیک و کنترل هزینه‌ها
شاید یکی از مهمترین موارد در مدیریت کلینیک پزشکی و دندانپزشکی، کنترل هزینه‌ها است. به ویژه وقتی یک کلینیک بزرگ می‌شود، فرایندهای کاری نیز پیچیده‌تر خواهد شد. در چنین شرایطی کنترل هزینه‌های جانبی و غیرضروری، کاری دشوار است.
یک برنامه هفتگی در کنار برنامه مالی ماهانه به شما کمک خواهد کرد که درآمد و هزینه کلینیک را به دقت بررسی کنید. گاهی می‌توان با جایگزین کردن مواردی مثل ابزارهای قابل شست و شو به جای موارد یک بار مصرف، کاهش هزینه‌های مواد مصرفی، کم کردن فرایندهای غیر ضروری، کنترل هزینه‌های تبلیغاتی با یک کمپین کارآمد و مواردی از این دست، هزینه‌های جانبی را کم کرد.
در این میان حتی داشتن ارتباط کاری حرفه‌ای با شرکت‌های تامین کننده مواد و تجهیزات و یا لابراتوارهای همکار، از هزینه‌های شما خواهد کاست. این همکاران که شریک تجاری ما هستند، درک خواهند کرد که کمک به کنترل هزینه‌های کلینیک ما، به معنی ادامه همکاری با آنها خواهد بود.
