۱۱ نکته مهم در استخدام منشی کلینیک زیبایی

منشی حوزۀ پزشکی کسی است که به انجام وظایف اداری در یک کلینیک پزشکی یا بیمارستان می‌پردازد. در واقع منشی فعال در حوزۀ پزشکی، نماینده پزشک در سرتاسر کلینیک یا مطب است. وظیفه اول منشی فعال در حوزۀ پزشکی، ارتباط با مشتری و دریافت مدارک و اسناد بالینی است. همچنین منشی وظیفه دارد به روز رسانی‌های پایگاه داده پزشکی را مدیریت کند. به بیانی ساده‌تر، منشی وظیفۀ کنترل، مدیریت و بررسی اوضاع داخلی کلینیک را بر عهده دارد.

با توجه به اینکه تمامی مدارک پزشکی در اختیار منشی قرار می‌گیرد و اولین فردی که مراجعه کنندگان بعد از ورود به مطب زیبایی، با او روبرو هستند، منشی است. بنابراین انتخاب و استخدام منشی، فرآیندی بسیار پیچیده و مهم است. برای اینکه بتوانید بهترین منشی را استخدام کنید، باید از برخی نکات مهم در استخدام منشی کلینیک زیبایی اطلاع داشته باشید. در ادامه برخی از این نکات را برای شما بیان می‌کنیم.

در این مقاله با مطالب زیر آشنا میشوید:

• تسلط به نرم افزارهای پزشکی
• مهارت رفتار درست در موقعیت ‌های دشوار
• عملکرد تیمی
• داشتن رفتار متعادل
• برنامه ریزی برای مراجعه بیماران
• صدور صورتحساب بیمه
• نحوه صحبت با تلفن
• فن بیان قوی
• مهارت ارسال ایمیل
• سخن پایانی

۱. بررسی مهارت ‌ها

مدیریت و کنترل اوضاع داخلی مطب زیبایی یا کلینیک، کار چندان ساده‌ای نیست، به همین دلیل منشی که برای مطب زیبایی انتخاب می‌شود با منشی سایر مراکز همچون شرکت‌ها، متفاوت است.

• منشی فعال در حوزۀ پزشکی باید از برخی مهارت‌ها و مسئولیت‌ها اطلاعات کافی داشته باشد. باید بتواند به پزشک در انجام خدمات پزشکی کمک کند و از طرف دیگر اوضاع داخلی مطب را به طور کامل کنترل کند. به بیان دیگر، می‌توان گفت منشی‌های فعال در حوزۀ پزشکی باید بتوانند علاوه بر نشستن پشت میز، در زمان لازم به پزشک نیز کمک کنند.
• بنابراین شما باید از فردی که با او مصاحبه می‌کنید بپرسید که آیا قادر است در یک زمان مشخص چند کار مختلف را انجام دهد یا خیر. هرچه منشی مهارت و اطلاعات پزشکی بیشتری داشته باشد، بهتر است. بنابراین قبل از هر اقدامی، در رابطه با سابقه کار منشی بپرسید و مطمئن شوید که اطلاعات قابل قبولی در رابطه با خدمات پزشکی زیبایی دارد.
• علاوه بر این، منشی باید توانایی یادگیری مسئولیت‌های شغلی جدید را نیز داشته باشد.

۲.تسلط به نرم افزارهای پزشکی

یک کلینیک پزشکی باید مطابق با جدیدترین تکنولوژی‌های روز دنیا فعالیت خود را انجام دهد. امروزه نه تنها دستگاه‌های مربوط به خدمات پزشکی باید پیشرفته باشند، بلکه لازم است منشی کلینیک زیبایی با تسلط به نرم افزارهای پزشکی، اطلاعات و داده‌ها را مورد بررسی قرار داده و در کوتاه‌ترین زمان ممکن، نتایج را در اختیار پزشک قرار دهد.

• بررسی و تحلیل جواب آزمایش‌های سادۀ پزشکی، یکی از وظایفی است که ممکن است پزشک انجام آن را به منشی محول کند.
• اکثر نرم افزارهایی که منشی با آن کار می‌کند، نرم افزارهای حوزه مدیریت پروژه و نرم افزارهای صورتحساب و حسابداری هستند. بنابراین شما نه تنها باید به دنبال شخصی باشید که به این نرم‌افزارها تسلط کامل داشته باشد، بلکه باید فردی را پیدا کنید که در صورت نیاز به استفاده از نرم افزارهای جدید، توانایی یادگیری و آموزش آن را داشته باشد و بتواند کارهای لازم برای شما انجام دهد. به عنوان مثال، مهارت یادگیری چندین نرم افزار،سیستم‌های جدید و بررسی داده‌های پزشکی روز دنیا، از مهمترین وظایف منشی فعال در حوزۀ پزشکی است.

البته این مسئله برای همه پزشکان یا کلینیک‌ها مهم نیست. ولی برخی از کلینیک‌های معتبر و بزرگ، معمولاً روی این موضوع حساس هستند.

۳.مهارت رفتار درست در موقعیت ‌های دشوار

فضای داخلی یک کلینیک زیبایی یا پزشکی، همیشه آرام نیست. گاهی اوقات ازدحام و هرج و مرج داخلی کلینیک بسیار زیاد است یا ممکن است فردی از نتایج کار پزشکی رضایت نداشته باشد. ممکن است این فرد وارد کلینیک شده و شروع به داد و بیداد کند. منشی که شما برای کلینیک زیبایی انتخاب می‌کنید، باید مهارت برخورد در موقعیت‌های دشوار و سخت را داشته باشد.

به عنوان مثال، در صورتی که مراجعه کنندگان عصبانی شوند و برخورد شدیدی انجام دهند، برخورد متقابل منشی باید بسیار آرام باشد و عاقلانه رفتار کند تا باعث ایجاد خسارت‌ها و آسیب‌های شدیدتر نشود. شما باید بدانید که منشی در چنین موقعیت‌هایی چگونه درگیری را مدیریت می‌کند و چه عکس‌العملی نشان خواهد داد. منشی باید در چنین مواقعی درایت کافی داشته باشد و توانایی بی طرف ماندن و برخورد با شرایط سخت را دارا باشد. همچنین برای برخورد با بیماران عصبانی باید بسیار صبور باشد.

منشی اولین کسی است که بیماران بعد از ورود به مطب، با او روبرو خواهند شد. برخورد بد منشی با مراجعه کنندگان باعث می‌شود که بیماران نسبت به خود پزشک نیز دیدگاه بدی پیدا کنند و به مرور مراجعه کنندگان کلینیک زیبایی کاهش پیدا کند.

۴.عملکرد تیمی

معمولاً کلینیک‌های زیبایی، تنها شامل پزشک و منشی نیستد. در یک کلینیک، افراد زیادی مشغول به کار هستند. به عنوان مثال تکنسین‌های پزشکی، پرسنل، کارکنان، منشی و غیره در مجموع کلینیک زیبایی معتبری را می‌سازند که روزانه به چندین نفر خدمات ارائه می‌دهد. بنابراین منشی که شما برای کلینیک زیبایی استخدام می‌کنید، باید قابلیت عملکرد تیمی داشته باشد. یعنی باید بتواند در یک تیم، عملکرد مثبت و بازدهی بالا داشته باشد.

همۀ افرادی که در کلینیک زیبایی فعالیت دارند، مسئولیت و وظایف شغلی خاص خود را دارند. زمانی نتیجۀ نهایی عملکرد یک کلینیک منحصر به فرد خواهد بود که تمام اعضا، فعالیت خود را به صورت یکپارچه انجام دهند و عملکرد تیمی آنها منظم باشد. اگر شما بخواهید منشی را استخدام کنید که با هیچ یک از افراد دیگر تیم کنار نمی‌آید، نمی‌توانید یک کلینیک قوی و قدرتمند داشته باشید.

۵.داشتن رفتار متعادل

در یک مطب پزشکی، روزانه چندین نفر رفت و آمد می‌کنند که ممکن است دچار عارضه‌ها و بیماری‌های خاصی باشند. اگرچه کمک کردن به دیگران فرآیندی الزامی است، اما منشی مطب باید در برخورد با افرادی که به کمک نیاز دارند متعادل رفتار کند. دلسوزی بیش از حد برای همۀ افراد مناسب یک منشی پزشکی نیست. زیرا در یک کلینیک پزشکی تعداد افرادی که به کمک‌های پزشکی و مراقبتی، نیاز دارند بسیار زیاد است.

منشی ابتدا باید روی وظیفه اصلی خود تمرکز کند و باقی وظایف را به دیگر پرسنل کلینیک واگذار کند. البته قطعاً شما یک منشی سنگدل که فقط به مسئولیت‌های خود فکر می‌کند را مد نظر ندارید. یک منشی واقعی باید تا جایی که می‌تواند و از عهده مسئولیت‌های او خارج نیست، به بقیه کمک کند و رفتار او کاملا متعادل باشد.

یک منشی نمایندۀ پزشک در فضای کلینیک است. بنابراین باید دلسوزی مانند پزشک داشته باشد.

۶. برنامه ریزی برای مراجعه بیماران

در روز ممکن است تعداد زیادی از بیماران با مطب زیبایی تماس بگیرند و متقاضی دریافت نوبت باشند. منشی کلینیک یا مطب زیبایی باید بتواند برنامه ریزی درستی برای نوبت دهی مراجعه‌کنندگان داشته باشد. چرا که صحیح نیست که مراجعه‌کنندگان بدون تعیین وقت قبلی به پزشک مراجعه کنند.

همچنین نحوۀ ورود بیماران به اتاق دکتر باید به نوبت و بر اساس نظم انجام شود. در صورتی که منشی نتواند چنین مسائل کوچکی را سازماندهی کند و هر روز برای ورود بیماران یا برای نوبت دهی در مطب دعوا و بحث باشد، آرامش داخلی کلینیک به هم خورده و فعالیت پزشک مختل می‌شود. به همین دلیل، حتما این مورد را هنگام استخدام منشی پزشک، مورد بررسی قرار دهید.

منشی پزشک باید تمام قرارهای نوبت دهی و درخواست‌های لغو بیماران را به طور دقیق پیگیری کند تا مطمئن شود همه چیز به بهترین شکل و بر اساس نظم انجام می‌شود.

۷. قانون انتقال و پاسخگویی بیمه سلامت (HIPAA) در مطب

یکی دیگر از نکات مهم در استخدام منشی کلینیک زیبایی، این است که قانون انتقال و پاسخگویی بیمه سلامت به طور کامل رعایت شود. این قانون باعث می‌شود حریم خصوصی بیماران حفظ شود. عدم رعایت این قانون در فضای داخلی مطب، موجب می‌شود به مرور زمان اعتراض و نارضایتی‌های مراجعه کنندگان افزایش پیدا کند. معمولاً قبل از راه اندازی یک کلینیک و مطب زیبایی، در رابطه با این قانون به پزشک اطلاع داده می‌شود.

• به عنوان مثال، منشی پزشک حق ندارد بدون اجازۀ بیماران، تصاویر و اطلاعات پزشکی آنها را در اختیار شخص دیگری قرار دهد. در صورتی که این کار انجام شود، بیماران می‌توانند به صورت قانونی این مشکل را پیگیری کنند. این قانون بیان می‌کند هیچ یک از کارکنان کلینیک، حق انتشار غیرقانونی اطلاعات بیماران را ندارند.
• کارکنان و منشی کلینیک زیبایی نباید در محیط‌های عمومی در رابطه با اطلاعات خصوصی بیماران صحبت کنند.

۸. صدور صورتحساب بیمه

یکی از نکات مهم استخدام منشی کلینیک زیبایی، توجه به توانایی صدور صورتحساب بیمه است. منشی حوزۀ پزشکی باید مهارت صدور صورت حساب بیمه را داشته باشد. پرداخت بیمه برای بیماران اهمیت بسیار زیادی دارد. بنابراین نباید هیچگونه اشتباهی برای صدور صورت حساب انجام شود. در صورتی که منشی شما از این موضوع اطلاعات چندانی ندارد، باید به عنوان یک کارمند به او به نحوۀ صدور صورتحساب بیمه را آموزش دهید تا مشکلات بعدی به وجود نیاید.

۹.نحوه صحبت با تلفن

یکی دیگر از مهمترین وظایف منشی کلینیک زیبایی، این است که دانش درستی در رابطه با نحوه صحبت با تلفن داشته باشد. یک منشی تقریباً بیشتر ساعات روز را با تلفن در حال صحبت کردن با مراجعه کنندگان و متقاضیان است. بنابراین باید به طور کامل از آداب درست صحبت کردن با تلفن اطلاع داشته باشد.

• به عنوان مثال اگر منشی بخواهد با بی حالی و بی رغبتی گوشی تلفن را بردارد و با عجله به مراجعه کننده پاسخ دهد، قطعاً بیمار کلینیک دیگری را برای انجام خدمات پزشکی انتخاب خواهد کرد. یک منشی باید با لحن درست خود، رضایت بیمار را جلب کند.
• همچنین صبر منشی اهمیت بسیار زیادی دارد. چرا که تعداد زنگ خورهای تلفن بسیار زیاد است و منشی باید با صبوری به تمامی کاربران و متقاضیان پاسخ دهد. برخورد بد منشی باعث می‌شود بیمار از همان پشت تلفن، احساس بدی نسبت به کلینیک زیبایی شما داشته باشد و بعد از ورود به مطب، برخورد مناسبی با منشی نداشته باشد.

۱۰. فن بیان قوی

فن بیان قوی، با نحوه برخورد و آداب صحبت کردن، کاملاً متفاوت است. اگرچه این دو مسئله در برخی از موضوعات وجه تشابه دارند، ولی یک منشی فعال در حوزۀ پزشکی، قبل از رعایت آداب صحبت کردن، باید فن بیان قوی داشته باشد. در ادامه برای شما یک مثال بیان می‌کنیم تا به طور کامل این موضوع را متوجه شوید.

به عنوان مثال فرض کنید که یک منشی با ادب و مهربان متقاضی استخدام در یک کلینیک زیبایی است. این منشی لحن بیان بسیار صمیمی و مناسبی دارد و می‌تواند با لحن صمیمی خود هر بیماری را به سمت کلینیک جذب کند. ولی نمی‌تواند به طور کامل اطلاعات پزشکی را در اختیار بیمار قرار دهد یا به سوالات بیمار پاسخ دهد.

در صورتی که منشی فن بیان قوی نداشته باشد، قادر نخواهد بود به طور کامل منظور و مفهوم خود را به بیمار منتقل کند.

۱۱.مهارت ارسال ایمیل

ارسال ایمیل برای افراد دیگر، فرآیندی بسیار ساده است و نیاز به مهارت چندانی ندارد. اما وقتی به سراغ کلینیک‌های زیبایی می‌رویم، می‌بینیم که روزانه تعداد زیادی ایمیل برای همکاران و افراد مهم ارسال می‌شود که حاوی اصطلاحات و نکات مهم پزشکی هستند. بنابراین منشی با اطلاع از اصول نگارشیی باید توانایی ایمیل زدن برای سایر افراد را داشته باشد و در رابطه با این موضوع آموزش ببیند.

سخن پایانی

در این مطلب به طور کامل در رابطه با نکات مهم در استخدام منشی کلینیک زیبایی صحبت شد. انتخاب منشی به اندازه سایر پرسنل و کارکنان مطب دارای اهمیت است. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم نسبت به این موضوع بی‌توجه نباشید و حتماً موارد بالا را هنگام استخدام منشی در نظر بگیرید.

بیمارانی که وارد مطب شما می‌شوند، توجه بسیار زیادی به نحوۀ برخورد منشی و ارائه خدمات دارند. بنابراین منشی که برای کلینیک زیبایی انتخاب می‌شود باید دارای مهارت‌های ارتباطی و اجتماعی بالا باشد. همچنین باید در رابطه با مفاهیم پزشکی اطلاعاتی داشته باشد.