راه اندازی مطب | راه اندازی درمانگاه و کلینیک پزشکی

برای راه اندازی درمانگاه یا کلینیک پزشکی، دو چالش اساسی پیش روی شما خواهد بود: سرمایه اولیه و ساخت کلینیک از یک سو و جذب پرسنل و پزشکان مورد نیاز از سوی دیگر. چالش اول با کمک تیم‌های تخصصی پیمانکاری قابل حل است و گام جذب پرسنل نیز با همراهی تیم برندینگ پزشکی و مارکتینگ، قابل پیش‌بردن است.

بهتر است پس از تشکیل هیئت مدیره متقاضی تشکیل درمانگاه (که دست کم باید ۵ نفر باشند و ۳ نفر از آنها نیز از رشته‌های پزشکی و پیراپزشکی باشند)، برای هر دو چالش پیش رو، همزمان برنامه‌ریزی کنید. یعنی همان طور که مراحل طراحی و ساخت درمانگاه یا کلینیک را پیگیری می‌کنید، برای استخدام و جذب پزشکان و نیروهای مورد نیاز نیز اقدام نمایید.

در نظر داشته باشید که راه اندازی درمانگاه یا تاسیس کلینیک تخصصی پزشکی مانند کلینیک جراحی، یک سرمایه‌گذاری سودآور اما دیر بازده است. به این معنی که نرخ بازگشت سرمایه چنین طرح‌هایی معمولا زیر ۳۰% خواهد بود و برای بازگشت سرمایه و رسیدن به نقطه سوددهی باید بیش از ۳ سال صبر کرد. با این وجود داشتن یک استراتژی موفق مارکتینگ در کنار برخی شرایط محیطی، می‌تواند نرخ بازگشت سرمایه را افزایش دهد.

اما تاسیس یک کلینیک یا درمانگاه چقدر سرمایه نیاز دارد و چقدر زمان می‌برد؟ چه تعداد پرسنل باید استخدام شوند و هزینه‌های جاری ماهانه یک درمانگاه یا کلینیک پزشکی چقدر خواهد بود؟ با ما همراه باشید.

• راه اندازی درمانگاه یا کلینیک پزشکی در یک نگاه
• ساخت یک درمانگاه یا کلینیک پزشکی
• استخدام نیرو برای یک درمانگاه یا کلینیک پزشکی
• استخدام و آموزش پرسنل

راه اندازی درمانگاه یا کلینیک پزشکی در یک نگاه

پیش از اینکه به فکر جذب سرمایه و راه اندازی درمانگاه باشید، نخست باید یک طرح کسب و کار مناسب همراه با برنامه برندینگ و مارکتینگ آماده نمایید. پیش از برداشتن هر گامی، باید بدانید که به کدام سمت می‌روید و چه چیزی به دست خواهید آورد. قبل از اخذ پروانه‌های لازم، می‌توانید یک برآورد اولیه از مسیر داشته باشید. پس از اینکه مجوزهای قانونی را دریافت کردید، باید طرح کسب و کار و برندینگ خود را با کمک یک شرکت مشاور، با دقت و وسواس بسیار تهیه کنید.

اگر بخواهیم یک برآورد اولیه از هزینه‌های راه اندازی یک کلینیک داشته باشیم، می‌توانیم به برخی گزارش‌های دولتی مراجعه نماییم. بر اساس آمار موجود، هزینه مورد نیاز برای هر تخت بیمارستانی در فرایند راه اندازی بیمارستان، حدود ۱.۵ میلیارد تومان است. این هزینه در شهرهای بزرگ ممکن است تا ۵۰% بیشتر بشود. البه این هزینه تا تاریخ اسفند ۱۳۹۹ براورد شده است و با توجه به نوسانات قیمت متغیر خواهد بود.

حال اگر هزینه راه اندازی یک درمانگاه شبانه‌روزی یا کلینیک تخصصی پزشکی را معادل با هزینه تاسیس بیمارستانی با ۱۰ تخت در نظر بگیریم، به یک برآورد ۱۵ میلیارد تومانی خواهیم رسید که می‌تواند بیشتر هم باشد. البته باید توجه داشت که یک درمانگاه باید دارای بخش عمومی، جراحی سرپایی و دست کم یک بخش انتخابی دیگر مانند سرم‌تراپی باشد. از سوی دیگر وجود بخش‌هایی مانند اورژانس در کنار تزریقات، پانسمان و سرم‌تراپی و همچنین بخش‌هایی مانند آزمایشگاه، رادیولوژی، بخش احیای قلبی ریوی، بخش استریل‌سازی مرکزی و البته فضاهای اداری و عمومی مانند داروخانه، نمازخانه و …؛ برای یک کلینیک پزشکی یا درمانگاه، کاملا ضروری خواهد بود.

به این ترتیب تشبیه تاسیس یک درمانگاه با یک بیمارستان کوچک، چندان دور از ذهن نیست. از سوی دیگر جدا از قوانین و مقررات موجود و مجوزهایی که در پروانه درمانگاه آمده است، این اهداف مارکتینگ و استراتژی‌های برندینگ شما است که مشخص می‌کند چه بخش‌هایی در درمانگاه یا کلینیک شما باید حتما وجود داشته باشد و یا کدام بخش را می‌توان در فرایند گسترش درمانگاه، تاسیس کرد. پس برآورد دقیقی از سرمایه مورد نیاز کاملا به جامعه مخاطبان هدف شما و خدماتی که قصد ارائه آن را دارید، بستگی دارد.

حال با فرض بر تامین منابع مالی لازم، ببینیم چه چالش‌هایی در ساخت و تجهیز و یا جذب پرسنلی در پیش رو داریم. پیش از اینکه وارد فرایند اجرایی شوید، نخست یک تیم مدیریتی – نظارتی متشکل از افراد امین هیئت موسس و تیم مشاور برندینگ و مارکتینگ خود، تشکیل دهید. این تیم بر تمامی مراحل راه اندازی درمانگاه نظارت خواهد داشت و باید از هر مرحله، گزارش‌های مستند مکتوب و تصویری تهیه کند. برخی از این گزارش‌ها در آینده برای بحث‌های مالیاتی و دارایی و یا مدیریتی، بسیار کمک کننده خواهند بود.

ساخت یک درمانگاه یا کلینیک پزشکی

ساخت درمانگاه یا کلینیک پزشکی، به ویژه پلی کلینیک یا کلینیک‌های چند تخصصی، مستلزم ساخت بنا و محوطه‌سازی است. ممکن است ساختمانی را به صورت از پیش آماده تهیه کنید که با استانداردها و قوانین موجود، هماهنگی لازم را داشته باشد. حتی در این صورت هم حتما فرایندهای بسیاری در طراحی داخلی، نصب تجهیزات و تاسیسات مورد نیاز و آماده‌سازی ساختمان در پیش خواهید داشت.

مدت زمان ساخت و تجهیز ساختمان ممکن است بین ۶ ماه تا یک سال زمان نیاز داشته باشد. در این مدت برخی از مراحل اجرایی را می‌توان به صورت همزمان پیش برد. برای مثال موارد مربوط به پایپینگ، نصب تاسیسات و تجهیزات داخلی و همچنین طراحی دکوراسیون داخلی را می‌توان همزمان با ساخت بنا، پیش برد.

اگر بخواهیم به طور کلی اشاره کنیم، مراحل ساخت و راه اندازی یک کلینیک شبانه‌روزی با ظرفیت حدود ۱۰۰ تا ۱۵۰ هزار بیمار در سال، دست کم به حدود ۲ تا ۳ هزار متر زمین و زیر بنای ساختمانی هزار تا ۲ هزار متر مربع نیاز دارد. البته محل احداث ساختمان درمانگاه، تراکم محلی، میزان دسترسی و دیگر عوامل محیطی ممکن است متراژهای پیشبینی شده را کمتر یا بیشتر کند.

غیر از هزینه خرید زمین که بسیار متغیر خواهد بود، ساخت و تجهیز دیگر بخش‌های درمانگاه یا کلینیک تخصصی همراه با هزینه‌های تخمینی، در ادامه آمده است:

• محوطه سازی: ۱۰۰ تا ۵۰۰ میلیون تومان بر اساس متراژ زمین
• ساختمان: ۳ تا ۵ میلیارد تومان
• تاسیسات: دست کم ۵۰۰ میلیون تومان شامل برق، آب، گاز، گرمایش و سرمایش، تهویه، دفع فاضلاب و زباله و … .
• خرید تجهیزات و وسایل درمانی، اورژانس و آزمایشگاهی: ۳ تا ۴ میلیارد تومان که البته با درنظر گرفتن بخش‌های تخصصی بیشتر، این هزینه افزایش خواهد یافت.
• یک دستگاه آمبولانس: بین ۱ تا ۲ میلیارد تومان
• تجهیزات اداری و مبلمان: بین ۱۰۰ تا ۳۰۰ میلیون تومان که البته با انتخاب برندهای گران‌تر، این هزینه تا بیش از ۵۰۰ میلیون تومان نیز افزایش خواهد یافت. (برای مثال ابعاد، تعداد و برند تلویزیون‌های داخلی یک درمانگاه یا کلینیک، ممکن است هزینه‌ای بین ۲۰ تا ۱۰۰ میلیون تومان را به خود اختصاص دهد. یعنی فاصله بین حداقل و حداکثر هزینه‌های ممکن است بین ۳۰۰ تا ۵۰۰ % باشد.)
• مواد مصرفی و اولیه: بین ۱۰۰ تا ۲۰۰ میلیون تومان

به همه این موارد باید هزینه‌هایی مانند طراحی، اجرا، نظارت، رفت و آمد، حمل و نقل و مواردی از این دست را اضافه کرد که با احتساب هزینه‌های پیش‌بینی نشده و افزایش قیمت‌های خارج از پیشبینی در مدت زمان ساخت، یک بودجه ۳۰۰ تا ۵۰۰ میلیون تومانی را باید در نظر گرفت.

لازم به ذکر است که هزینه ها تا تاریخ اسفند ۱۳۹۹ محاسبه شده اند.

دیگر هزینه‌های ساخت و راه‌اندازی درمانگاه

البته تنها هزینه‌های ساخت و تجهیز ساختمان را نباید جزو هزینه‌های راه‌اندازی درمانگاه یا کلینیک در نظر گرفت. پس از شروع فعالیت، هر ماه هزینه‌هایی جاری وجود دارد که در چند ماه نخست راه اندازی و فعالیت کلینیک یا درمانگاه، برای تامین اعتبار آنها باید در سرمایه‌گذاری اولیه، ردیف بودجه‌ای پیشبینی کرده باشید.

برای مثال شما حدود ۴۰ نفر پرسنل اداری و درمانی نیاز خواهید داشت که ماهانه حدود ۲۰۰ میلیون تومان حقوق و مزایا دریافت خواهند کرد. البته بسته به تعداد پزشکان متخصصی که ممکن است به صورت پاره‌وقت با شما همکاری کنند، این مبلغ افزایش خواهد یافت.

همچنین باید پیشبینی ماهانه ۲۰ تا ۵۰ میلیون تومان هزینه‌های سوخت و انرژی، آب، خدمات شهرداری و … را نیز در نظر بگیرید.

جدا از تمامی این موارد، یک هزینه دیگر نیز باید پیشبینی شود که برای جذب بیمار کلینیک پزشکی و حیات درمانگاه بسیار ضروری است و آن هم هزینه مارکتینگ و تبلیغ پزشکی است. برای این بخش نیز ماهانه بودجه‌ای بین ۵۰ تا ۲۰۰ میلیون تومان در نظر داشته باشید. البته بسته به استراتژی‌های مارکتینگ و شهری که درمانگاه شما راه اندازی شده، این بودجه ممکن است بسیار متغیر باشد.

برای مثال هزینه اجاره ماهانه یک بیلبورد یا استرابورد در شهری مانند تهران بین ۵۰ میلیون تا ۱ میلیارد تومان تا اسفند ۱۳۹۹ متغیر خواهد بود. پس بسته به منطقه تاسیس کلینیک، اگر استراتژی مارکتینگ شما بر تبلیغات محیطی استوار باشد، باید چنین هزینه‌هایی را نیز در نظر بگیرید.

 استخدام نیرو برای یک درمانگاه یا کلینیک پزشکی

چالش پیشین بیشتر از نوع تامین اعتبار مالی، موارد پیمانکاری ساخت و همچنین خرید و راه اندازی وسایل بود. وجود یک تیم مدیریتی – نظارتی قوی در کنار تامین سرمایه اولیه مورد نیاز می‌تواند آن بخش را با بیشترین سرعت و بالاترین کیفیت، پیش ببرد. اما چالش پیش رو از آنجایی که در حوزه منابع انسانی قرار دارد، کمی پیچیده‌تر و دشوارتر خواهد بود. برای این گام مهم در راه اندازی درمانگاه، حتما از توانایی و تخصص تیم مارکتینگ و برندینگ خود بهره ببرید.

برای یک درمانگاه شبانه‌روزی یا کلینیک تخصصی پزشکی، به دست کم ۴۰ نفر پرسنل نیاز خواهید داشت که حدود ۱۰ نفر از آنها را نیروهای مدیریتی، اداری و خدماتی تشکیل خواهند داد و ۳۰ نفر دیگر شامل دست کم ۳ پزشک عمومی و یک پزشک متخصص به صورت تمام وقت، ۶ تا ۸ پرستار و بهیار و همچنین دیگر نیروهای متخصص مانند تکنسین‌های آزمایشگاهی می‌باشد. برای مثال چند مورد از نیروهایی که بسته به برنامه مدیریتی خود به آنها نیاز خواهید داشت، در ادامه آمده است.

نیروهای اداری درمانگاه یا کلینیک

• مدیر درمانگاه یا کلینیک
• اداری و مالی: ۲ نفر
• نیروهای پذیرش: ۳ تا ۴ نفر
• خدمات و نگهبانی: ۳ تا ۴ نفر
• دیگر نیروها (بسته به نیاز مارکتینگ یا مدیریتی؛ مانند نیروی کال سنتر و یا فضای مجازی)

برای اطلاعات بیشتر به مقاله راه اندازی کلینیک دندانپزشکی مراجعه کنید.

نیروهای درمانی و پزشکی درمانگاه یا کلینیک

• مسئول فنی درمانگاه (پزشک عمومی): سرپرست کلیه بخش‌ها
• پزشک عمومی تمام وقت: ۳ نفر
• جراح عمومی پاره وقت: ۱ تا ۲ نفر
• پزشک متخصص پاره وقت: ۴ تا ۸ نفر
• مدیرفنی رادیولوژی و آزمایشگاه: ۲ نفر
• تکنسین آزمایشگاه و رادیولوژی: ۴ نفر
• تکنسین بینایی و شنوایی سنجی: ۲ نفر
• پرستار: ۲ نفر
• بهیار و کمک بهیار: ۴ تا ۶ نفر
• مسئول بهداشت: ۱ نفر

استخدام و آموزش پرسنل

استخدام پزشکان متخصص معمولا به صورت پاره‌وقت خواهد بود، در حالی که پزشکان عمومی، پرستاران و دیگر پرسنل بخش درمان و اداری به صورت تمام وقت باید استخدام شوند. فرایند مصاحبه و استخدام این تعداد پرسنل بی‌شک زمانبر خواهد بود. بهترین استراتژی این است که در گام نخست، مدیر داخلی و مسئول فنی درمانگاه توسط هیئت موسس و تیم مشاور برندینگ، انتخاب شوند و سپس با همکاری این افراد، استخدام دیگر پرسنل انجام شود.

فرایند استخدام پرسنل بهتر است یک تا دو ماه پیش از شروع فعالیت کلینیک انجام شود. همچنین می‌توان فرایند راه‌اندازی بخش‌های مختلف را به نوبت انجام داد و به این ترتیب نیروهای هر بخش را به ترتیب استخدام کرد و آموزش داد.

بحث اهمیت آموزش پرسنل یکی از مهمترین گام‌های راه اندازی آزمایشگاه است که باید با نظارت تیم مدیریتی و همراهی مشاور برندینگ آزمایشگاه، انجام شود. فراموش نکنید که مهم نیست پرسنل استخدام شده چقدر سابقه کاری داشته اند؛ حتما باید بر اساس برنامه برندینگ و مارکتینگ درمانگاه خودتان، آموزش‌های لازم را به آنها بدهید.

آموزش پرسنل درمانگاه و آماده‌سازی برای فرایند جذب بیمار

پیش از شروع به کار درمانگاه یا کلینیک، نخست باید فرایند پذیرش و ارائه خدمات درمانی را یک بار برای درمانگاه خود تعیین کنید. یک سری استانداردهای مشخص از سوی وزارت بهداشت و سازمان نظام پزشکی در این مورد وجود دارد. برای مثال شرح وظایف دقیق مسئول فنی درمانگاه و مراکز درمانی کاملا مشخص شده است.

با این وجود بخشی از مواردی را که با فرایند پذیرش و همراهی و هدایت بیمار در ارتباط است، می‌توانید با توجه به برندبوک خود، شخصی سازی نمایید. همچنین پیام برند شما باید به تمامی پرسنل اداری و درمانی منتقل شود تا در هرگونه ارتباط و فعالیتی که برای بیماران انجام می‌شود، به دقت رعایت گردد. این همان پیامی است که حتی در طراحی داخلی و یا چینش مبلمان درمانگاه یا کلینیک نیز به کار رفته است.

جدا از آماده‌سازی فرم‌های مختلف پذیرش و ثبت اطلاعات که برای بخش‌های مختلف درمانگاه به صورت جداگانه طراحی می‌شود؛ با کمک نرم‌افزارهای CRM و مدیریت بیمارستانی، فرایند پذیرش و ارائه خدمات را بهبود ببخشید. حتی برای شیوه پاسخگویی تلفنی یا حضوری تیم پذیرش نیز باید گایدلاین‌هایی را مشخص نمایید. یعنی تیم پذیرش از قبل با سوالات پرتکرار و نیازهای اساسی بیماران آشنا باشد و برای هر کدام، پاسخ مناسب و از قبل تمرین شده‌ای را ارائه دهد.

این آموزش‌ها در ماه‌های اول بای به صورت دو هفته یک بار انجام شود تا فرایندها به درستی اجرا شوند. سپس می‌توان جلسات آموزش را کوتاه‌تر کرد و به ماهی یک بار کاهش داد. البته توجه داشته باشید که با تغییر برنامه‌های مارکتینگ درمانگاه یا کلینیک یا شروع یک کمپین تبلیغاتی جدید، باید برخی از نیروهای شما از جمله تیم پذیرش به خوبی آگاه شوند و آموزش ببینند.