آیا نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی برای شروع کار ضروریست؟
خدمات کلینیک زیبایی بسیار پرطرفدار هستند. علاقه ذاتی انسان‌ها به زیبایی و کمال گرایی باعث شده است عده زیادی از افراد برای از بین بردن مشکلات پوستی مثل چین و چروک و لکه‌های پوستی یا جوش صورت به کلینیک‌های زیبایی مراجعه کنند. علاوه بر این، در کلینیک‌های زیبایی خدماتی مثل کاشت مو و ابرو، لاغری صورت و بدن یا تزریق ژل و بوتاکس نیز انجام می‌شود. بنابراین می‌توان نتیجه گرفت خدمات کلینیک زیبایی بسیار متنوع هستند.
طی شبانه روز ممکن است تعداد زیادی متقاضی به کلینیک‌های زیبایی مراجعه کنند که هرکدام درخواست استفاده از یکی از انواع خدمات کلینیک زیبایی را دارند. همه این موارد در کنار یکدیگر باعث می‌شود که شما به یک مرکز سازمان یافته برای نظم بخشیدن به فعالیت‌های کلینیک زیبایی نیاز داشته باشید. مدیریت کلینیک زیبایی یکی از بهترین ابزارها برای رسیدن به این مقصود است.
نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی با کمک گرفتن از تکنولوژی و فناوری روز دنیا، قادر است کیفیت فعالیت شما را در کلینیک‌های زیبایی افزایش دهد و مانع از بروز مشکلات مالی یا احساس سردرگمی بین کارکنان شود. در ادامه قصد داریم درباره این نرم افزار و ویژگی‌های آن بهتر صحبت کنیم. بنابراین تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.
فهرست عناوین مقاله:
نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی چیست؟
نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی یک نرم افزار پیشرفته است که تمامی فعالیت‌های داخلی کلینیک را مدیریت و بررسی می‌کند. با کمک این نرم افزار می‌توان برای هر شخص پرونده جدیدی ایجاد کرد تا فعالیت‌هایی مثل جلسات مشاوره، نوبت دهی و روز مراجعه به کلینیک در آن ثبت شود. این نرم‌افزار بهترین وسیله برای مدیریت ارتباط با متقاضی است. بعد از اتمام جلسات مشاوره یا استفاده از خدمات کلینیک زیبایی، مسئول پذیرش یا کارشناس مدیریت می‌تواند این اطلاعات را درون نرم افزار ثبت کند.
ثبت اطلاعات در نرم افزار مدیریت کلینیک باعث می‌شود دسترسی مجدد به این داده‌ها راحت‌تر باشد. علاوه بر این، از نرم افزار مدیریت کلینیک برای بررسی امور مالی و حسابداری متقاضیان نیز استفاده می‌شود. این نرم افزار قادر است امور مالی را به طور کامل بررسی و ارزیابی کند. در نتیجه امور مالی به بهترین شکل ممکن مدیریت می‌شوند و از بروز خطا یا اشتباه در زمان پرداخت‌ها یا دریافت وجه جلوگیری می‌شود.
ویژگی های نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی
اگر قصد دارید از نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی استفاده کنید، بهتر است ابتدا با چند مورد از مهمترین ویژگی‌های این نرم افزار آشنایی داشته باشید. در ادامه برخی از خصوصیات نرم افزار مدیریت کلینیک را برای شما بازگو می‌کنیم.
۱.کاربری راحت و ساده
تصور ما از نرم افزار، پلتفرمی پیچیده با بخش‌های مختلف است. در حالی که نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی به گونه‌ای طراحی شده است که هر کسی بتواند به راحتی با آن کار کند یا نحوه استفاده از آن را آموزش ببیند. زبان این نرم افزار فارسی است. استفاده از زبان فارسی برای نرم افزار مدیریت کلینیک باعث می‌شود که کار کردن با آن راحت باشد.
معمولاً افرادی مثل پرستاران یا کارشناس که در کلینیک‌های زیبایی مشغول به فعالیت هستند، وقت خالی برای کار با نرم افزارهای پیچیده ندارند. به همین دلیل، نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی به گونه‌ای طراحی شده است که بتوان در کوتاه‌ترین زمان ممکن اطلاعات متقاضیان را در آن ثبت کرد.
۲.برنامه ریزی راحت برای مراجعه کنندگان
یکی از بزرگترین مشکلات کلینیک‌های زیبایی، تعیین وقت مناسب برای مراجعه کنندگان است. تعداد افرادی که قصد دارند از کلینیک زیبایی شما مشاوره دریافت کرده و از خدمات استفاده کنند بسیار زیاد است. معمولاً کلینیک‌های زیبایی یک شماره تماس در صفحه وبسایت پزشکی یا سایر شبکه‌های مجازی مثل اینستاگرام قرار می‌دهند. متقاضیان می‌توانند از طریق این شماره با اپراتور تماس بگیرند یا در پلتفرم‌های اجتماعی مثل واتساپ پیام بگذارند.
اپراتور یا کارشناس باید به تمامی تماس‌ها یا پیام‌های متقاضیان پاسخ داده و برای آنها وقت مناسبی تعیین کند. کوچکترین اشتباه در تعیین وقت برای مراجعه کنندگان، باعث نارضایتی آنها خواهد شد. برای اینکه از بروز چنین مشکلی جلوگیری شود، باید از نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی استفاده کرد. این نرم افزار قابلیت برنامه ریزی آسان برای تعیین وقت مراجعه کنندگان را دارد.
برای انجام این کار، ابتدا کارشناس اطلاعات مربوط به مراجعه کنندگان را وارد نرم افزار می‌کند. سپس نرم افزار بر اساس روز و ساعت، بهترین زمان را برای مراجعه متقاضیان انتخاب خواهد کرد. به این ترتیب، نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی تا حد زیادی از هدر رفتن زمان کارشناس جلوگیری می‌کند. در گذشته از چنین نرم افزارهایی برای برنامه ریزی و تعیین وقت قبلی استفاده نمی‌شد. به همین دلیل فضای داخلی کلینیک‌های زیبایی بسیار شلوغ بود. در نتیجه ازدحام متقاضیان و شلوغی کلینیک، باعث کاهش کیفیت عملکرد کارکنان می‌شد.
روانشناسی رفتاری در مدیریت ارتباط با پرسنل و بیماران به شما کمک خواهد کرد. آموزش پرسنل کلینیک پزشکی از گام های اساسی است.
۳.قابلیت استفاده در موبایل یا تبلت
نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی به راحتی روی موبایل یا تبلت نصب می‌شود. به همین دلیل کارکنان حتی زمانی که در کلینیک حضور ندارند نیز می‌توانند با کمک گوشی یا تبلت وضعیت و فعالیت‌های روزانه را مدیریت کنند.
به عنوان مثال، کارشناسی که برای مراجعه کنندگان وقت قبلی تعیین می‌کند، به کمک این قابلیت قادر است حتی در روزهای تعطیل مثل روز جمعه اطلاعات مراجعه کنندگان را وارد نرم افزار کرده و برای آنها به صورت آنلاین یا آفلاین وقتی مراجعه تعیین کند. لازم است مدیر اصلی یا مدیر داخلی کلینیک نیز این نرم افزار را روی تبلت یا موبایل خود نصب کند. زیرا مدیر داخلی موظف است تمامی فعالیت‌های روزانه و اطلاعات ثبت شده در نرم افزار را دائما بررسی کند.
۴.پاسخگویی آنلاین
بهترین خدمتی که شما می‌توانید به متقاضیان ارائه دهید، پاسخگویی آنلاین است. تمامی متقاضیان از این که پاسخ سوالات خود را در لحظه دریافت کنند، خشنود خواهند شد. با کمک نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی می‌توان به صورت آنلاین به سوالات متقاضیان پاسخ داد. برای انجام این کار کافی است نرم افزار به تلفن همراه یکی از کارکنان متصل باشد.
در این حالت پیام‌های مراجعه کنندگان یا متقاضیان به صورت اعلان در قسمت بالای تلفن همراه مشخص خواهد شد و اپراتور می‌تواند در لحظه به سوالات متقاضیان پاسخ دهد. علاوه بر این، شما می‌توانید تعدادی سوال از پیش تعیین شده همراه با جواب مشخص طراحی کنید. نرم افزار به صورت آنلاین پاسخ‌ها را برای متقاضیان ارسال خواهد کرد و دیگر نیازی به کارشناس برای پاسخگویی به متقاضیان نخواهد بود. البته امکانات دیگری مثل تعیین وقت آنلاین نیز در این نرم افزار وجود دارد که می‌توان به راحتی آن را فعال کرد.
۵.پشتیان گیری ۲۴ ساعته
این نرم افزار نه تنها اطلاعات شما را ثبت و نگهداری می‌کند، بلکه به صورت روزانه از آنها پشتیبان گیری خواهد کرد. اطلاعاتی مثل امور مالی و پرونده‌های متقاضیان کاملا محرمانه هستند. از بین رفتن این اطلاعات ممکن است آسیب بسیار زیادی به کسب و کار شما وارد کند. برای جلوگیری از چنین مشکلی، باید قسمت پشتیبان گیری نرم افزار مدیریت کلینیک را فعال کرد. همین موضوع باعث می‌شود نرم افزار مدیریت کلینیک تبدیل به یک گنجینه اطلاعات شود.
به عنوان مثال، فرض کنید که ۵ سال قبل یک متقاضی به کلینیک شما مراجعه کرده و از خدماتی مثل کاشت مو استفاده کرده است. حال اگر این متقاضی بعد از گذشت ۵ سال مجددا به کلینیک شما مراجعه کند، دیگر نیازی به پرونده سازی دوباره نیست. زیرا شما اطلاعات این شخص را به طور کامل در نرم افزار ثبت کرده‌اید و می‌توانید هر زمان که بخواهید به آن دسترسی داشته باشید.
۶.آماده کردن گزارشات مالی
مهمترین امکانات این نرم افزار آماده کردن گزارشات مالی است. با کمک این ابزار دیگر نیازی به حضور حسابدار در کلینیک زیبایی نیست. کافی است شما مجموعه پرداختی‌های روزانه را وارد نرم افزار کنید تا نتایج به شکل گزارشات مالی برای شما ارسال شود. این گزارشات مالی ممکن است شامل مجموع درآمد ماهیانه یا سالیانه، هزینه خرید مواد اولیه، فیش حقوق کارکنان و سایر امور مالی باشد.
ارائه گزارشات مالی توسط نرم افزار مدیریتی کلینیک مزایای بسیار زیادی دارد. یکی از مهمترین مزایا دستیابی نتایج و داده‌های کاملا دقیق و بدون اشتباه است. گاهی اوقات ممکن است یک حسابدار در محاسبات امور مالی دچار اشتباه شود. ولی نرم افزار مدیریتی کلینیک زیبایی، بدون کوچکترین خطا پردازش گزارشات مالی را انجام خواهد داد.
۷.ثبت کمپین یا پیامک هوشمند
یکی دیگر از ویژگی‌های این نرم افزار، ثبت کمپین یا پیامک‌های هوشمند است. این قابلیت باعث می‌شود شما تخفیفات دوره‌ای کلینیک را به شکل پیامک برای تمامی متقاضیان قبلی ارسال کنید. به عنوان مثال، اگر خدمات مربوط به بوتاکس و ژل ۵۰ درصد تخفیف دارند، کافی است یک متن جذاب درباره همین موضوع آماده کرده و آن را در نرم افزار مدیریت ثبت کنید.
تمامی شماره تلفن‌ها و اطلاعات متقاضیان قبلی از گذشته در نرم افزار ثبت شده است. به همین دلیل این نرم‌افزار می‌تواند در یک لحظه این پیامک را برای همه متقاضیان سابق ارسال کند. بنابراین می‌توان گفت این نرم افزار برای تبلیغات و بازاریابی پزشکی نیز کاملاً مناسب است.
برای اطلاعات بیشتر مقاله تبلیغات کلینیک دندانپزشکی را مطالعه نمایید.
۸.ثبت تصویر و فیلم
یکی از راه‌هایی که به شما کمک می‌کند تعداد زیادی متقاضی را به سمت خود جذب کنید، ارائه تصاویر قبل و بعد مربوط به مراجعه کنندگان قبلی است. با کمک این تصاویر یا فیلم‌ها، متقاضیان جدید راحت‌تر می‌توانند کیفیت خدمات کلینیک شما را درک کنند. علاوه بر این، تصاویر و فیلم‌های قبل و بعد مراجعه کنندگان قبلی، زمینه ساز اعتماد سازی بین متقاضیان جدید هستند.
نرم افزار مدیریتی کلینیک به راحتی تصاویر مربوط به هر شخص را به صورت جداگانه همراه با فایل مربوطه ثبت می‌کند. برای دسترسی سریع‌تر، کافی است که نوع خدمات مورد نظر خود را در نرم افزار جستجو کنید. نرم افزار به صورت خودکار اطلاعات اشخاصی که از این خدمات استفاده کرده‌اند را همراه با تصاویر و فیلم‌های مربوطه به شما نشان خواهد داد.
۹.بروزرسانی و خصوصی سازی
تعداد نرم افزارهایی که برای مدیریت کلینیک طراحی و ساخته می‌شوند بسیار زیاد است. اکثر این نرم افزارها امکانات و ویژگی‌های مشابه دارند. هر ساله ویژگی‌های جدیدی به این نرم افزارها اضافه می‌شود.
بنابراین شما می‌توانید نرم افزار خود را بروزرسانی کنید تا از جدیدترین آپشن‌ها و امکانات برای نظم بخشیدن به فعالیت‌های داخلی کلینیک استفاده شود. علاوه بر این، می‌توان نرم افزار مدیریت کلینیک را کاملا خصوصی سازی کرد. با خصوصی سازی، کاربری نرم افزار کاملا مطابق با عملکرد و نوع فعالیت شما تغییر می‌کند.
۱۰.تالار گفتگو با پزشک
این نرم افزار دارای بخش اختصاصی به نام صفحه چت یا تالار گفتگو با پزشک است. در این صفحه، منشی یا مسئول پذیرش به راحتی با پزشک صحبت خواهد کرد. اطلاعات داخل صفحه چت کاملاً محرمانه هستند و در اختیار سایر افرادی که نرم افزار را نصب می‌کنند، قرار نخواهند گرفت.
با ضروری ترین ابزارهای بازاریابی در هنگام راه اندازی کلینیک بیشتر آشنا شوید.
۱۱.قابلیت برقراری تماس صوتی
یکی دیگر از ویژگی‌های این نرم افزار، قابلیت برقراری تماس صوتی است. البته این ویژگی در همه نرم افزارهای مدیریتی وجود ندارد. تنها تعدادی از نرم افزارهای داخلی از این ویژگی پشتیبانی می‌کنند. نکته دیگر این است که استفاده از این آپشن رایگان نیست و معمولا باید آن را خریداری کرد.
برای استفاده از این ویژگی، منشی یا کارشناس باید یک پیام صوتی را ضبط کرده و آن را در نرم افزار ثبت کند. در مرحله بعد، نرم افزار به صورت خودکار با مراجعه کنندگان تماس گرفته و پیام صوتی شما را برای آنها پخش خواهد کرد.
سخن پایانی
در این مقاله درباره نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی صحبت شد. با توجه به اینکه تعداد متقاضیان کلینیک‌های زیبایی بسیار زیاد است، باید حتما از یک نرم افزار پیشرفته برای نظم بخشیدن به این اطلاعات و بهبود فعالیت‌های داخلی کلینیک استفاده کرد. به همین دلیل لازم است از همان ابتدا این نرم افزار مدیریتی روی سیستم‌های کلینیک نصب شود و کارکنان نحوه استفاده از آن را آموزش ببینند.
سعی کنید برای مدیریت کلینیک، نرم افزارهایی را تهیه کنید که در داخل کشور پرکاربرد هستند. این نرم افزارها معمولاً تیم پشتیبانی دارند و در صورت بروز مشکل یا خطا، در سریع‌ترین زمان ممکن به شما پاسخ خواهند داد. اطلاعاتی که در نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی ثبت می‌شود، تا سالیان سال باقی می‌ماند.
همچنین فضای ذخیره سازی این نرم افزارها محدود نیست و صدها فیلم و عکس با حجم‌های مختلف درون آنها ذخیره می‌شوند. شاید در ابتدای کار استفاده از این نرم افزار بسیار پیچیده بنظر برسد، ولی بعد از نصب و استفاده متوجه خواهید شد که تا چه حد کیفیت فعالیت کارکنان در کلینیک، نظم و سازماندهی داخلی و تعداد متقاضیان و مراجعه کنندگان تغییر خواهد کرد.
