۱۰ نکته طلایی برای مدیریت پرسنل کلینیک زیبایی
کلینیک زیبایی مجموعه‌ای از کارکنان متخصص و تجهیزات حرفه‌ای است که در نهایت می‌تواند خدماتی مربوط به درمان آسیب پوست یا مو را به مراجعه کنندگان ارائه دهد. اعضای داخلی یک کلینیک زیبایی، باید مانند یک تیم حرفه‌ای کار کنند. اگر فعالیت کلینیکهای زیبایی به درستی انجام شود، میزان رضایت مشتریان افزایش پیدا خواهد کرد. مهم‌ترین مسئله برای بهبود فعالیت‌های داخلی کلینیک، مدیریت درست پرسنل است.
یک کلینیک زیبایی از اعضای مختلفی مثل پزشک متخصص، مدیر داخلی، پرستار، منشی، مسئول پذیرش، اپراتور لیزر و سایر کارکنان تشکیل شده است. حضور فردی به عنوان مدیر مجموعه برای کنترل و نظارت کارکنان داخل کلینیک اهمیت بسیار زیادی دارد مدیریت باید به شکل درستی انجام شود تا مراجعه‌کنندگان به شکلی کاملاً راضی از کلینیک خارج شوند. تنها در این صورت است که نام کلینیک زیبایی شما به یک برند معتبر و با ارزش تبدیل می‌شود. در ادامه نکات مهم در خصوص مدیریت پرسنل کلینیک زیبایی نکاتی را بیان خواهیم کرد.
در این مقاله با مطالب زیر آشنا میشوید:
۱.آموزش کارکنان
یکی از نکات مهم برای مدیریت پرسنل کلینیک زیبایی، آموزش کارکنان است. مدیر داخلی کلینیک موظف است هر چند وقت یکبار یک جلسه آموزشی برای تمامی کارکنان کلینیک برگزار کند. در این جلسه آموزشی باید نحوه برخورد صحیح کارکنان با مراجعه کنندگان یا مشکلات و نارضایتی‌های مشتریان بیان شده و راه‌حل هایی برای برطرف کردن مشکلات کلینیک ارائه شود. همچنین زمانی که نیروهای جدید استخدام می‌شوند، باید با برگزاری جلسات آموزشی نحوه انجام کار را به طور کامل به کارکنان جدید تفهیم کرد.
مدیر کلینیک زیبایی باید تمامی کارکنان را به یادگیری مهارت‌های جدید تشویق کرده و از آنها بخواهند تا تجربه و تخصص خود را تقویت کنند. فعالیت‌های کلینیک زیبایی باید مطابق با جدیدترین متدهای روز دنیا انجام شود. به همین دلیل، در صورت اضافه شدن تجهیزات یا استفاده از روش‌های جدید برای درمان و مراقبت از پوست و مو، باید جلساتی برای آموزش این روش‌ها به کارکنان برگزار شود.
علاوه بر این، مدیر داخلی کلینیک باید افرادی را برای یادگیری مهارت‌های مدیریتی انتخاب کند و تمامی نکات مدیریت پرسنل کلینیک زیبایی را به آنها آموزش دهد. این کار سبب می‌شود تا هنگامی که مدیر در کلینیک حضور ندارد، افراد دیگری بتوانند بر فعالیت کارکنان و پرسنل نظارت کنند.
صفر تا صد سرمایه گذاری پزشکان در عمان در این مقاله بخوانید.
۲.استفاده از فناوری نوآورانه
مدیریت کارآمد کلینیک زیبایی فراتر از پذیرش مراجعه‌کنندگان و رسیدگی به مشکلات آنهاست. مهارت‌های مدیریت پرسنل شامل موارد مختلفی است که بسیاری از آنها به امور پزشکی مربوط نیستند. ولی می‌توانند در مجموع، فعالیت‌های کارکنان پزشکی یا پرسنل کلینیک زیبایی را بهبود ببخشند. به عنوان مثال، مدیر کلینیک زیبایی باید از ابزارها و روش‌های پیشرفته برای نظم بخشیدن به فعالیت‌های داخلی کلینیک استفاده کند. برخی از مدیران از نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی استفاده می‌کنند.
این نرم افزار قابلیت ثبت و ذخیره سازی اطلاعات تمامی مراجعه‌کنندگان را دارد. همچنین از نرم افزار مدیریت کلینیک زیبایی برای ثبت نوبت کارکنان و مشاوره آنلاین نیز استفاده می‌شود. به کارگیری نرم افزارهای پیشرفته یا روش‌های مدرن مدیریت سبب صرفه جویی در وقت مدیر داخلی برای کنترل و نظارت پرسنل می‌شود. به این ترتیب، دیگر مدیر زمان خود را برای انجام اعمال بیهوده مثل ثبت اطلاعات در کاغذ یا مواردی مانند این، تلف نخواهد کرد.
همچنین مدیر کلینیک زیبایی می‌تواند کارکنان را نیز تشویق کند که مهارت‌های خود را ارتقا ببخشند. به عنوان مثال، تکنسین‌های کاشت مو می‌توانند جدیدترین روش‌های کاشت مو که در کشورهای پیشرفته انجام می‌شود را نیز آموزش ببینند و در کلینیک زیبایی ارائه دهند.
۳.ایجاد یک استراتژی ارتباطی
یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که سبب می‌شود کلینیک زیبایی نتواند مشتریان زیادی را به سمت خود جذب کند، عدم توانایی پرسنل در ارتباط گرفتن با مراجعه کنندگان است. وظیفه مدیریت کلینیک زیبایی این است که یک استراتژی ارتباطی برای بهبود روابط بین پرسنل و مراجعه کنندگان طراحی کند. ارتباط ضعیف بین پرسنل و مراجعه کنندگان، یک مشکل رایج است که نه تنها در کلینیکهای زیبایی بلکه در بسیاری از مراکز درمانی و بیمارستان‌ها نیز مشاهده می‌شود.
عدم ارتباط مناسب بین پرسنل و مراجعه کنندگان ممکن است منجر به عملکرد ضعیف کلینیک زیبایی شود. این عملکرد ضعیف به مرور زمان کل سیستم کلینیک را تحت الشعاع قرار خواهد داد. مدیر داخلی کلینیک زیبایی باید از استراتژی‌های مختلفی برای بهبود این روابط استفاده کند. به عنوان مثال، بهتر است کانال‌های ارتباطی گوناگونی برای حفظ روابط عمومی بین کارکنان و مراجعه کنندگان در نظر گرفته شود.
یکی دیگر از روش‌های مناسب برای بهبود ارتباط بین پرسنل و مراجعه کنندگان، برگزاری جلسات پرسش و پاسخ در کلینیک است. در این جلسات، مراجعه‌کنندگان قبلی می‌توانند تمامی سوالات و ابهامات خود را درباره خدمات کلینک زیبایی و نحوه عملکرد کارکنان بیان کنند و متعاقبا پاسخ آن را از پرسنل بشنوند.
۴.مشتری محوری
مدیر داخلی کلینیک زیبایی باید توجه داشته باشد که هدف اصلی کلینیک، افزایش رضایت بیماران است. اگر پرسنل نتوانند نیازهای مراجعه کنندگان را برآورده کنند، در نهایت موجب رنجش و آزردگی مشتریان خواهند شد. بنابراین کلینیک تعداد زیادی از مخاطبین خود را از دست خواهند داد. بسیاری از مراجعه‌کنندگان ممکن است بعد از مشاهده کیفیت عملکرد پرسنل، جای دیگری را برای انجام خدمات زیبایی انتخاب کنند.
بنابراین مشتری محوری اولین و مهم‌ترین مسئله‌ای است که مدیر داخلی کلینیک باید آن را به کارکنان آموزش دهد. برای انجام این کار، باید به پرسنل آموزش دهید تا با مراجعه کنندگان به خوبی برخورد کنند. همچنین مدیریت داخلی کلینیک باید تمامی شرایط را فراهم کند تا از بهترین ابزارها و تجهیزات برای ارائه خدمات به مراجعه‌کنندگان استفاده شود. مدیر کلینیک زیبایی باید هماهنگی‌های لازم را با رئیس اصلی انجام دهد تا پزشکان با تجربه و تحصیل کرده در کلینیک استخدام شوند.
روانشناسی رفتاری در مدیریت ارتباط با پرسنل و بیماران به شما کمک خواهد کرد. آموزش پرسنل کلینیک پزشکی از گام های اساسی است.
۵.تشویق کارکنان به مسئولیت پذیری
مسئولیت پذیری کلید موفقیت کلینیکهای زیبایی است. زمانی که پرسنل کلینیک زیبایی مسئولیت خود را به خوبی انجام دهند، تمامی مراجعه کنندگان از عملکرد کارکنان و کلینیک رضایت کافی خواهند داشت. آموزش و تشویق کارکنان به مسئولیت پذیری مهم‌ترین نکته در مدیریت کلینیک زیبایی است. شما به عنوان یک مدیر، باید کارکنان خود را از تمام وظایفی که به آنها محول شده است آگاه کنید.
اگر همه اعضای کلینیک از جمله پزشک متخصص و خود مدیر به وظایف خود پایبند بوده و مسئولیت‌پذیر باشند، کلینیک زیبایی گام بزرگی در بهبود مدیریت و عملکرد خود برخواهد داشت. مسئولیت پذیری در محیط کار، صرفا به معنای انجام وظایف نیست. به عنوان مثال، اپراتور لیزر که وظیفه انجام لیزر موهای زائد را بر عهده دارد، می‌تواند در مواقع ضروری به سایر کارکنان در انجام امور کلینیک زیبایی کمک کند. در واقع تمامی کارکنان کلینیک زیبایی باید نسبت به یکدیگر احساس مسئولیت داشته باشند.
۶.ایجاد یک سیستم مراقبت مدیریتی
سیستم مراقبت مدیریتی به مدیر کلینیک زیبایی کمک می‌کند تا وظایف خود را به نحو احسن انجام دهد و کنترل بیشتری روی عملکرد پرسنل داشته باشد. یک سیستم مراقبت مدیریتی، ممکن است به شکل‌های مختلف و بر اساس پارامترهای گوناگون ایجاد شود. این سیستم از تعدادی قوانین برای بهبود عملکرد کارکنان تشکیل می‌شود. به عنوان مثال، پزشکان باید وقت شناس باشند و سر ساعت در کلینیک زیبایی حاضر شوند.
همچنین تمامی خدمات زیبایی مثل کاشت مو، میکرونیدلینگ، مزونیدلینگ و مواردی مانند این باید با دقت و سرعت استاندارد انجام شوند. مواد اولیه برای انجام پاکسازی پوست یا تزریق ژل و بوتاکس باید همیشه در انبار وجود داشته باشند. رعایت همه این قوانین در کنار یکدیگر موجب بهبود مدیریت کلینیک زیبایی خواهد شد. در بسیاری از مواقع، کارکنان قوانین مربوط به سیستم مراقبت مدیریتی را رعایت نمی‌کنند. نقض قانون موجب اختلال در عملکرد کلینیک زیبایی می‌شود.
به عنوان مثال، فردی که وظیفه انجام پاکسازی پوست را بر عهده دارد، باید سرعت بالایی داشته باشد. عملکرد کُند این شخص، باعث آزردگی مراجعه‌کنندگان دیگر خواهد شد. مراجعه کنندگانی که در سالن انتظار نشسته‌اند، توقع دارند خدمات زیبایی به موقع انجام شود. انتظار بیش از حد مراجعه کنندگان، باعث نارضایتی مشتریان می‌شود و کیفیت عملکرد کلینیک زیبایی شما را کاهش خواهد داد.
۷.اطلاع رسانی سریع
یکی دیگر از نکات مهم برای مدیریت پرسنل کلینیک زیبایی، اطلاع رسانی سریع به مراجعه کنندگان است. مدیریت کلینیک موظف است از ابزارهای پیشرفته برای اطلاع رسانی به مخاطبین و جذب مشتریان بیشتر استفاده کند. در واقع مدیر داخلی علاوه بر نظارت بر عملکرد پزشک و پرستاران، باید عملکرد بازاریابان و تیم تبلیغات را نیز بررسی کند. اخبار مهم کلینیک زیبایی باید در کوتاه‌ترین زمان ممکن به مخاطبین ارسال شود.
همچنین تغییراتی مثل تغییر شماره تلفن و آدرس کلینیک باید در قالب اس ام اس یا ایمیل برای مراجعه کنندگان قبلی و مشتریان جدید احتمالی فرستاده شود. در غیر اینصورت، کلینیک زیبایی با تغییرات اطلاعات قدیمی تعداد زیادی از مشتریان خود را از دست خواهد داد.
برای اطلاعات بیشتر به مقاله راهنمای جامع اینستاگرام برای پزشکان مراجعه کنید.
۸.شناسایی نقاط ضعف
یکی دیگر از نکات مهم درباره مدیریت پرسنل کلینیک زیبایی، بررسی و شناسایی نقاط ضعف و شکست‌های گذشته است. مدیر داخلی کلینیک باید تمامی مشکلات کلینیک زیبایی و دلایل آن را مورد بررسی قرار دهد. علاوه بر این، باید جلسه‌ای برای حل این مشکلات و ارائه راه حل‌های مناسب برگزار کند. شناسایی نقاط ضعف پرسنل و مشکلات کلینیک به مدیر داخلی کمک می‌کند تا روی مواردی که باید بهبود یابند تمرکز کند و افراد بهتری را برای انجام امور کلینیک زیبایی استخدام کند.
۹.استخدام افراد حرفه ای
مهم‌ترین مسئله در مدیریت پرسنل، استخدام افراد حرفه‌ای است. مدیریت کلینیک زیبایی باید از همان ابتدا سخت‌گیری خود را در رابطه با عملکرد کارکنان نشان دهد. استخدام افراد حرفه‌ای، می‌تواند نام کلینیک شما را بر سر زبان‌ها بیاندازد. به همین دلیل مدیریت کلینیک باید با همکاری پزشک متخصص، متقاضیان استخدام در کلینیک زیبایی را بررسی کند. همچنین با کمک چند آزمون، باید میزان تجربه و مهارت آنها برای انجام امور داخلی کلینیک و ارائه خدماتی مثل پاکسازی پوست، تزریق ژل و بوتاکس، کاشت مو و لیزر موهای زائد را بسنجد.
۱۰.پیشگیری از بروز مشکلات
مدیریت کلینیک زیبایی باید به جای تمرکز روی حل مشکلات به وجود آمده، بر پیشگیری از بروز مشکلات تمرکز داشته باشد. همانطور که می‌دانید، پیشگیری بهتر از درمان است. بنابراین مدیر داخلی کلینیک باید به خوبی فعالیت‌های پرسنل را زیر نظر داشته باشد تا عملکرد خود را به شکلی درست انجام دهند. این نظارت و پیشگیری از بروز حوادثی مثل آسیب به مراجعه‌کنندگان یا استفاده از مواد اولیه نامناسب جلوگیری خواهد کرد. کلینیکهای زیبایی در معرض بروز مشکلات بسیار زیادی هستند.
طی چند سال گذشته، بسیاری از کلینیکهای زیبایی به دلیل عدم دریافت مجوز فعالیت کلینیک زیبایی یا استفاده از مواد اولیه بی‌کیفیت پلمپ شدند. کارشناسان وزارت بهداشت به صورت مرتب و مداوم عملکرد کلینیکهای زیبایی و میزان رضایت مشتریان را مورد بررسی قرار می‌دهند. بنابراین وظیفه اصلی مدیر کلینیک این است که از بروز اتفاقات خطرناک که منجر به پلمپ شدن کلینیک می‌شود جلوگیری کند. اکثر خدمات کلینیک زیبایی مستقیماً با صورت و مو در ارتباط هستند.
اگر پرسنل خدمات کلینیک را به شکل درستی انجام ندهند. ممکن است آسیب بسیار زیادی به چهره مراجعه کنندگان وارد شود. مشتریان می‌توانند طبق قانون این آسیب را پیگیری کرده و از شما شکایت کنند. بنابراین بهتر است است از همان ابتدا محتاط باشید و مانع بروز این حوادث شوید.
سخن پایانی
در این مقاله به طور کامل درباره نکات مهم مدیریت پرسنل کلینیک زیبایی صحبت شد. یک کلینیک زیبایی باید دارای تعدادی پرسنل با تجربه و ماهر باشد. استخدام کارکنانی که مهارت چندانی در ارائه خدمات زیبایی ندارند یا روابط عمومی آنها ضعیف است، کیفیت فعالیت‌های کلینیک شما را نیز تحت تاثیر قرار خواهد داد.
یک مدیر با تجربه و با مسئولیت، می‌تواند تا حد زیادی از نارضایتی مشتریان و کاهش کیفیت خدمات جلوگیری کند. هنگام استخدام مدیر کلینیک زیبایی، باید تمامی مواردی که در این مقاله ذکر شده مورد بررسی قرار بگیرد. مدیران دقیق، علاوه بر نظارت بر فعالیت کارکنان می‌توانند وظایف بی شمار دیگری را انجام دهند که همه آنها در مجموع باعث افزایش اعتبار کلینیک زیبایی خواهند شد.
