راه اندازی کلینیک دندانپزشکی | از سرمایه تا تجهیزات مورد نیاز

راه اندازی یک کلینیک دندانپزشکی بی‌شک نیازمند تجربه، سرمایه، زمان کافی و پیگیری مستمر دارد. همچنین باید یک تیم مدیریتی و اجرایی را تشکیل دهیم تا از صفر فرایند تا نقطه پایانی که جذب بیمار و سوددهی کلینیکی است، بر تمامی امور نظارت کند. با فرض اخذ مجوزهای لازم و پروانه کلینیک دندانپزشکی در شهر خود؛ تازه در آغاز مسیری قرار خواهیم گرفت که پیچ و خم‌های بسیاری دارد:

از تهیه ساختمان، اجرای دکراسیون داخلی و خرید تجهیزات و ملزومات که بعد سخت افزاری تاسیس کلینیک را شامل می‌شوند تا استخدام نیروهای توانمند، آموزش پرسنل، فرایندسازی رویه‌های داخلی، مارکتینگ و جذب بیمار که بعد نرم‌افزاری یا مغزافزاری فرایند راه اندازی کلینیک دندانپزشکی هستند.

در تمام این مسیر باید یک الگو یا چهارچوب ذهنی مشخص برای کلینیک خود در نظر بگیریم و در تمامی موارد، تلاش کنیم تا تیم مدیریتی و اجرایی از این چهارچوب خارج نشود. در غیر این صورت حتما دچار سردرگمی، تناقض و تفاوت در پیاده‌سازی جزئیات و در نهایت، ایجاد مشکل و ناهمخوانی در فرایندهای اجرایی کلینیک خواهیم شد. این امر، برندینگ و مارکتینگ کلینیک را نیز با مشکل مواجه خواهد کرد.

فراموش نکنید که راه اندازی و مدیریت کلینیک دندانپزشکی، با مدیریت یک مطب بسیار متفاوت است. بسیاری از فرایندهای کاری در یک کلینیک باید از الگوهای سازمانی پیروی کنند که در یک مطب دندانپزشکی، ضرورتی بر رعایت آنها نیست.

و از همه مهمتر باید بدانیم که اگر از همان ابتدا، به درستی راه اندازی و فرایندسازی‌های کلینیک را انجام ندهیم، هیچ گاه از حداکثر ظرفیت کلینیک برای رسیدن به سود، بهره مند نخواهیم شد. حال با ما همراه باشید تا گام به گام این مسیر را با هم مرور کنیم.

• راه اندازی کلینیک دندانپزشکی در یک نگاه
• چه میزان سرمایه برای تاسیس کلینیک دندانپزشکی نیاز است؟
• انتخاب ساختمان و طراحی داخلی کلینیک دندانپزشکی
• تجهیزات دندانپزشکی و درمانی کلینیک
• استخدام پرسنل کلینیک دندانپزشکی
• فرایندسازی، تهیه فرم‌ها و آموزش پرسنل
• انجام تبلیغات و فرایند جذب بیمار برای کلینیک دندانپزشکی
• جمع بندی

راه اندازی کلینیک دندانپزشکی در یک نگاه

جدول راهنمای خلاصه مدیریتی برای راه اندازی کلینیک دندانپزشکی

* البته مشخص است که در شهرهای مختلف و همچنین با توجه به تغییر و تحولات اقتصادی، مدت زمان اجرایی و هزینه‌های در نظر گرفته شده، متغیر خواهد بود. هزینه های یاد شده بر اساس داده های به دست امده تا تاریخ اسفند ۱۳۹۹ براورد شده اند.

اگر بخواهیم یک نگاه کلی به فرایند راه اندازی کلینیک دندانپزشکی داشته باشیم، این مسیر به ۶ بخش کلی قابل بخشبندی است:

• تهیه ساختمان
• تجهیز ساختمان
• استخدام پرسنل
• فرایندسازی
• مارکتینگ
• فعالیت و جذب بیمار

هر کدام از این گام‌ها از نظر سرمایه مورد نیاز و مدت زمان اجرایی، یک حداقل‌هایی را لازم دارند تا کل فرایند تاسیس کلینیک، به درستی پیش برود. در این میان، برخی از گام‌ها با کمک برخی کاتالیزورها می‌توانند در مدت زمان کمتری اجرا شوند اما هزینه‌ها افزایش خواهد داشت.

نکته بسیار مهم در طی کردن این فرایند، وجود یک تیم مدیریتی و اجرایی است که بر کل فرایندها نظارت داشته باشد و تمام مسیر را بر اساس الگو و چهارچوب مشخصی پیش ببرد. به همین دلیل حضور تیم مارکتینگ و برندینگ از گام نخست در کنار تیم اجرایی بسیار ضروری است.

تهیه یک برندبوک کامل، دقت به جزئیات در طراحی و پیاده‌سازی دکوراسیون داخلی و حفظ پیام برند در تمامی گام‌های راه اندازی، یک ضرورت انکار ناپذیر است. اگر از همان شروع راه اندازی، یک طرح کسب و کار مناسب نداشته باشید و برندینگ کلینیک را چاشنی کار نکنید، خروجی کار یک کلینیک حرفه‌ای نخواهد بود.

پیام برند شما باید در تمامی عناصر نرم افزاری و سخت افزاری کلینیک مشاهده شود. از انتخاب رنگ دیوارها و مبلمان تا استایل یونیت‌ها، لباس پرسنل، طراحی ست اداری و حتی شیوه برخورد پذیرش و پزشکان شما با بیماران، همگی باید بر اساس یک استراتژی برندینگ، از قبل آماده شوند.

چه میزان سرمایه برای تاسیس کلینیک دندانپزشکی نیاز است؟

همانطور که در جدول خلاصه مدیریتی برآورد شده است، شما برای راه اندازی کلینیک تا ابتدای گام تبلیغات دندانپزشکی، چیزی بین ۳ تا ۷ ماه زمان باید صرف کنید و در این مدت به طور متوسط به یک میلیارد و ۷۰۰ میلیون تومان سرمایه نیاز دارید. همچنین با کاهش برخی هزینه‌های جانبی یا انتخاب برخی برندهای داخلی یا ارزان‌تر، میتوان این مبلغ را کاهش داد.

البته که در شهرهای بزرگ و همچنین با انتخاب بهترین برندها برای دکوراسیون داخلی یا تجهیزات کلینیک، این سرمایه اولیه باید ۲ تا ۳ برابر افزایش پیدا کند. از سوی دیگر هزینه‌‌های جاری و مارکتینگ شما در ۴ ماه نخست، بیش از ماهی ۱۰۰ میلیون تومان خواهد بود که تنها بخشی از آن توسط جذب بیمار دندانپزشکی تامین خواهد شد. لازم به ذکر است که هزینه های یاد شده بر اساس داده های به دست امده تا تاریخ اسفند ۱۳۹۹ براورد شده اند.

در نتیجه، در یک کلام برای راه اندازی یک کلینیک دندانپزشکی، شما باید یک فرایند دست کم ۶ ماهه را در نظر بگیرید که حدود دو میلیارد تومان سرمایه اولیه نیاز دارد. بدون شک با جذب سرمایه‌گذار می‌توان این حجم از نقدینگی را تامین کرد اما چندان به فکر وام‌های بانکی نباشید؛ چرا که معمولا این وام‌ها به کلینیک‌هایی داده خواهد شد که در حال فعالیت باشند و کارشناسان بانک، بتوانند سودآوری کلینیک و توانایی بازپرداخت وام را پیش بینی کنند.

انتخاب ساختمان و طراحی داخلی کلینیک دندانپزشکی

در انتخاب مکان و ساختمان کلینکی دندانپزشکی، باید از دو سو به آن توجه داشت. نخست رعایت قوانین موجود در این زمینه است تا مجوز بهره برداری کلینیک قابل استفاده باشد و دیگر، توجه به بحث مارکتینگ و جذب بیمار است. برای مثال فاصله کلینیک دندانپزشکی جدید از کلینیک‌های دیگر باید بیش از ۵۰۰ متر باشد. از سوی دیگر دسترسی آسان به محل کلینیک و قابلیت جذب بیمار نیز باید در نظر گرفته شود.

در مورد ساختمان و طراحی داخلی آن نیز به همین صورت باید قوانین موجود در کنار نظر تیم برندینگ و طراحی داخلی قرار بگیرد. برای مثال حداقل فضای استاندارد برای یک یونیت دندانپزشکی بدون در نظر گرفتن کابینت‌ها، ۱۰ متر مربع است. در نتیجه در جانمایی اتاق‌ها و یونیت‌ها، باید به این موضوعات بسیار دقت داشت.

همچنین کمپرسور هوا باید در جایی خارج از محیط درمانی کلینیک نصب شود. علاوه بر این، وجود پارکینگ، بالابر (آسانسور) و راه پله استاندارد در کنار نصب تابلوی بزرگ از کلینیک، همگی از ملزوماتی است که باید در انتخاب ساختمان و طراحی داخلی آن رعایت شود.

در این میان طراحی داخلی کلینیک باید بر اساس استراتژی برندینگ و برندبوک، صورت گیرد. برای مثال شیوه چینش مبلمان، رنگ‌بندی داخلی کلینیک، جانمایی لوگو درون کلینیک و مواردی از این دست را نمی‌توان به عهده دکوراتور قرار داد و سپس از تیم برندینگ خواست که بر اساس دکوراسیون داخلی موجود، طراحی‌های خود را انجام دهد! بلکه یک همکاری و همفکری سه جانبه بین تیم طراحی داخلی، تیم برندینگ و تیم مدیریتی، ضروری است.

توجه به آسایش و راحتی مراجعان در طراحی داخلی

باید دقت داشته باشید که شیوه چینش فضای داخلی، در نهایت ایجاد حس آرامش و امنیت را برای مراجعان و بیماران در پی داشته باشد. برای مثال می‌توانید با انتخاب مناسب و چینش متفاوت مبلمان، فضاهای نیمه خصوصی را برای نشستن مراجعان در زمان انتظار، ایجاد کنید. در نتیجه به جای اینکه بیماران در کنار هم و یا روبروی هم بنشینند و معذب شوند؛ در یک حالت جزیره‌ای یا پشت به هم، فضای خصوصی‌تر و راحت‌تری را تجربه خواهند کرد.

در این میان جانمایی مانیتور یا تلویزیون و بلندگوهای داخلی، نورپردازی، امکانات پذیرایی، المان‌های آرامش‌بخش مانند آبنما یا دیوار سبز و مواردی از این دست نیز در ایجاد حس راحتی و آسایش مراجعان، بسیار اهمیت دارد.

در یک کلام از همان آغاز باید بیمار را در محور تمامی طراحی‌ها و فرایندهای خود قرار دهید.

تجهیزات دندانپزشکی و درمانی کلینیک

یکی از پرهزینه‌ترین بخش‌های کار که البته ممکن است از نظر زمانی، بسیار متغیر باشد؛ همین تجهیز کلینیک است. ممکن است با انتخاب برخی برندهای خارجی، زمان تحویل و نصب تجهیزات بسیار بیشتر از مقدار پیشبینی شده باشد. پیشنهاد می‌شود بخشی از تجهیزات کلینیک همیشه از برندهای داخلی یا برندهایی انتخاب شود که به سادگی در بازار موجود و در دسترس باشد.

انتخاب برندهای خاص و معتبر را تنها به بخشی از کلینیک اختصاص دهید. این استراتژی دو حسن دارد. در زمان و هزینه‌های راه اندازی کلینیک صرفه جویی خواهد شد و همچنین با ایجاد مشکلات واردات یا خدمات پشتیبانی، تمامی فعالیت‌های کلینیک با مشکل روبرو نخواهد شد. حتی به این ترتیب می‌توان بخش‌هایی از کلینیک را به سرعت راه اندازی کرد و درحالی که کلینیک به درآمدزایی رسیده است، باقی تجهیزات نیز تهیه شوند.

برای اطلاعات بیشتر مقاله تجهیز مراکز درمانی و بیمارستان ها را مطالعه فرمایید

شاید مهمترین هزینه‌ای که باید پرداخت شود، خرید یونیت دندانپزشکی است. با یک نگاه اجمالی به قیمت‌های موجود در بازار تجهیزات پزشکی مشخص می‌شود که در بازه قیمتی ۱۰۰ تا ۵۰۰ میلیون تومان تا تایخ اسفند ۹۹، یونیت‌های مختلفی به فروش می‌رسد که بسته به نیاز و سرمایه اولیه، می‌توان آنها را تهیه کرد. خوشبختانه برخی از این یونیت‌ها، قابلیت انتخاب رنگ و طراحی بدنه را دارند که می‌تواند در هماهنگی بیشتر آنها با طراحی داخلی کلینیک، بسیار موثر باشد.

با این حال باید توجه داشته باشید که برخی ویژگی‌های اساسی حتما در یونیت‌ها وجود داشته باشد؛ از جمله قابلیت ضدعفونی شدن راحت، خودداری از کاربرد لوله‌های دندانه‌دار و خرطومی شکل که امکان استریل کردن آنها پایین است، راحتی و امکان استفاده برای افراد چپ دست و راست دست، وجود فیبر نوری و درگاه اچ دی ام آی، تسویه کننده آب و مواردی از این دست که استفاده از آن را برای خدمات مختلف، امکانپذیر می‌سازد.

در نهایت بسته به نیازهای مختلفی که یک کلینیک دندانپزشکی خواهد داشت، خرید تجهیزات مختلف استریل‌سازی، درمانی و تصویربرداری (رادیوگرافی) در کنار مبلمان داخلی (مانند میز پزشک و صندلی‌های بیمار)، همگی بخش عظیمی از بودجه راه اندازی کلینیک را مصرف خواهند کرد.

استخدام پرسنل کلینیک دندانپزشکی

شاید یکی از سخت‌ترین بخش‌های تاسیس یک کلینیک، تامین نیروی انسانی آن است. فرایند ثبت آگهی را می‌توانید پیش از پایان فرایند تجهیز شدن کلینیک آغاز کنید و مصاحبه‌های خود را قبل از شروع فعالیت کلینیک انجام دهید.

در این میان علاوه بر استخدام دستیار دندانپزشک و منشی (نیروی پذیرش)، بسته به بزرگی و ابعاد کلینیک، تعداد یونیت‌ها و استراتژی برندینگ کلینیک ممکن است به نیروهای بیشتری نیاز داشته باشید:

• مدیر داخلی کلینیک
• انباردار و مسئول خرید
• نیروی پذیرش و خوش آمدگویی بیماران
• ادمین فضای مجازی و پذیرش آنلاین
• تصویربردار و نیروی تولید محتوا
• سرایدار و نیروی خدماتی

ممکن است برخی از شرح وظایف بالا قابلیت یکی شدن نیز داشته باشند تا در هزینه‌ها صرفه جویی شود. برای مثال ادمین فضای مجازی و نیروی تولید محتوا، در یک فرد توانمند خلاصه شود.

فرایندسازی، تهیه فرم‌ها و آموزش پرسنل

پس از استخدام نیروهای اصلی کلینیک، باید نقش هر یک در کلینیک و فرایند درمان یا جذب بیمار به خوبی مشخص شود. آموزش پرسنل شامل موارد متنوعی است که هر کدام باید جداگانه مشخص و به نیروها منتقل شود؛ مانند:

• شیوه پاسخگویی تلفنی، مجازی و یا حضوری
• شیوه برخورد صحیح با مراجعان
• رعایت شیوه‌نامه‌های بهداشتی
• استفاده از وسایل، تجهیزات و مود مصرفی
• رعایت قوانین داخلی هر کلینیک
• انجام فرایندهای داخلی کلینیک مانند پذیرش، ارائه خدمت، استریل‌سازی،
• چگونگی همکاری با دندانپزشکان کلینیک
• تولید محتوا و مدیریت فضای مجازی

برای آموزش صحیح پرسنل و هماهنگی‌های لازم، طراحی و چاپ فرم‌های پذیرش و رضایت بیماران، طراحی و چاپ کاتالوگ‌ها و بروشورهای داخلی و در نهایت آماده سازی پرسنل برای پشتیبانی از تبلیغات و فرایند جذب بیمار، از تیم برندینگ و مارکتینگ خود کمک بگیرید. بهتر است یک هماهنگی و نظارت از سوی تیم مارکتینگ در زمینه جذب بیمار بر پرسنل کلینیک وجود داشته باشد.

همچنین فرم‌های پذیرش نیز در حالی که از الگوهای مشخص و استاندارد پیروی می‌کند، شامل مواردی نیز باشد که با استراتژی برندینگ شما هم‌راستا باشد. برای مثال ممکن است برای مدیریت باشگاه مشتریان کلینیک، تیم مارکتینگ نیاز به اطلاعاتی از بیماران داشته باشد که بهتر است در فرم پذیرش گنجانده شود.

انجام تبلیغات و فرایند جذب بیمار برای کلینیک دندانپزشکی

از این گام به بعد، به مراحل پایانی راه اندازی یک کلینیک دندانپزشکی می‌رسیم. شاید در ظاهر فرایند تاسیس کلینیک پایان یافته باشد اما تا زمانی که فعالیت کلینیک آغاز نشود و فرایندهای داخلی یک بار تست و تصحیح نشوند؛ نمی‌توان کار تاسیس کلینیک را تمام شده دانست.

مباحث مربوط به تبلیغات کلینیک و جذب بیمار، بسیار گسترده است که می‌توانید در دیگر مقالات ما در مورد روش‌های تبلیغ و جذب بیمار برای کلینیک‌های دندانپزشکی، بیشتر بخوانید. تنها نکته مهم قابل ذکر، استمرار فرایند مارکتینگ و برندینگ در کنار همکاری نیروهای کلینیک است.

جذب بیمار یک فرایند گسترده است که بخش‌های مختلف آن، مانند حلقه‌های یک زنجیر به هم پیوسته هستند: از ساخت تیزر و ویدیوهای تبلیغاتی و انتشار آن در فضای مجازی تا شیوه صحیح پاسخ‌دادن به پیام‌ها و تماس‌ها و در نهایت تبدیل مخاطبان مجازی به بیماران حضوری؛ همگی باید به خوبی انجام شود تا کلینیک به جذب بالا برسد.

نخ تسبیح تمامی این اجزای جدا از هم نیز استراتژی مارکتینگ و برندینگ کلینیک و در واقع پیام برند شما است؛ یعنی همان چیزی که می‌خواهید مخاطبان و بیماران، کلینیک شما را با آن بشناسند:

تخصص و دانش پزشکی، ابزار و تجهیزات پیشرفته، ارتباط خوب و تجربه‌های شگفت‌انگیز یا …؟